CARA REGISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

        Alat dan Bahan

Untukmeregistrasi surat masuk dan keluar alat dan bahan yang digunakan yaitu:

1)      Bolpoin;

2)      Pensil;

3)      Penghapus;

4)      Penggaris;

5)      Staples;

6)      Buku Registrasi;

7)      Laptop;

8)      Mouse;

9)      Stempel;

10)  Scan.

         Langkah–langkah meregistrasi surat

Sistem meregistrasi surat masuk dan keluar adalah sebagai berikut:

1   Surat masuk

a)    Scan surat masuk kemudian simpan;

a)    Buka google kemudian ketik SIKD Unej;

b)      Klik SIKD Unej lalu log in;

c)      Pilih registrasi naskah surat masuk;

d)  Kemudian isi jenis naskah, tanggal, nomor agenda, nomor naskah, perihal, instansi, nama pengirim, jabatan pengirim, isi ringkas, jumlah perlembar surat yang akan dikirim;

f)      Masukkan nama pengirim beserta tembusannya;

g)   Selanjutnya klik data surat yang sudah di scan klik aploud kemudian klik kirim;

(SIKD tidak bisa mengirim surat lebih dari 4 lembar jika ada surat yang isinya 10 lembar maka di scan 2 kali dengan nomor dan judul yang sama dan yang dikirim hanya scanan yang pertama di scan).

     2.Surat keluar

a)    Mengisi buku agenda terlebih dahulu

Jika ada mahasiswa atau staf meminta nomor surat kita tulis di buku agenda denagan tanggal, perihal, keterangan, kepada a.n dan tanda tangan. jika sudah memberi nomor, arsip salah satu dari surat tersebut tetapi, dalam nomor yang sama karena saat mahasiswa atau staf meminta nomor surat, surat tersebut akan dilebihkan 1 dan itu untuk diarsip.

arsip tidak boleh di stempel UNEJ tetapi, hanya di stempel tanggal saja, tetapi kalau surat punya mahasiswa perlu di stempel dua–duanya;

b)    Setelah di arsip surat tersebut di scan, lalu disimpan;

c)    Mengirim surat keluar

      

Mengirim surat keluar sama caranya dengan mengirim surat masuk  dan sama–sama tidak bisa mengirim lebih dari 4 lembar surat.

Salah satu yang membedakan pengiriman surat masuk dan keluar terletak pada siapa yang menerima surat tersebut. jika surat masuk dikirim kepada Dekan FKG dan tembusannya kepada Kabag. Tata Usaha FKG,Kasubag keuangan dan Kepegawaian, Kasubag. Umum dan BMN FKG.

Tetapi, jika surat keluar dikirim kepada Kabag. Tata Usaha FKG dan tembusannya kepada Kasubag keuangan dan Kepegawaian, Kasubag. Umum dan BMN FKG.